Privacy

Bij het verlenen van onze diensten in de praktijk verwerken wij jouw persoonsgegevens. Om jou te informeren hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld.

Zelfcetera vindt het belangrijk om persoonlijke informatie die jij aan haar verstrekt, vertrouwelijk en in overeenstemming met geldende wetgeving te behandelen. Zelfcetera zal zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens en er voor zorgen dat onbevoegden hiertoe geen toegang hebben. Zelfcetera heeft eveneens een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim).

Zelfcetera neemt de wettelijke kaders die de geldende privacywetgeving ons bieden nauwlettend in acht. Het moet voor jou als betrokkene namelijk inzichtelijk zijn in, hoeverre en op welke manier jouw persoonsgegevens op een rechtmatige manier worden verwerkt. Daarnaast moet er een gerechtvaardigde reden zijn om jouw persoonsgegevens te verwerken. Er zullen niet meer persoonsgegevens worden verzameld dan strikt noodzakelijk. Ook zullen de gegevens niet langer dan noodzakelijk worden bewaard.

Zelfcetera draagt er zorg voor dat persoonsgegevens voldoende worden beveiligd.
Om verlies en onrechtmatige verwerkingen te voorkomen worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen. Deze zijn afgestemd op het risico van de verwerking. Mocht je vragen hebben over de beveiliging van jouw persoonsgegevens neem dan contact met ons op via info@zelfcetera.nl.

Verwerking van persoonsgegevens

Website, contactformulier en email
Bij het bezoeken van de website worden het gebruikte IP-adres, het besturingssysteem, en gebruikte internetbrowser verstrekt. Het IP-adres kan worden aangemerkt als een persoonsgegeven en zal worden gebruikt om cyberaanvallen af te houden, dit is een gerechtvaardigd belang.

Daarnaast worden de persoonsgegevens verwerkt die je actief aan ons verstrekt bij het invullen van het contactformulier of het verstrekken van gegevens per email (Hierbij kun je denken aan naam, email, maar ook andere persoonsgegevens die je meestuurt). Hiermee verleen jij aan ons expliciet toestemming om contact met je op te nemen.

Begeleiding en Behandeling
Jij, jouw werkgever of een andere organisatie heeft Zelfcetera gevraagd jou te begeleiden dan wel te ondersteunen door middel van behandeling. Om hieraan een goede uitvoering te geven heeft Zelfcetera een aantal persoonsgegevens van jou als betrokkene nodig. Hiertoe bestaat ook een wettelijke verplichting vanuit de Wet Geneeskundige Behandel Overeenkomst.

Zelfcetera start met een gratis kennismakingsgesprek. Je vertelt kort wat over je hulpvraag en doel.
Er worden aantekeningen gemaakt. Deze worden alleen vastgelegd als er een wederzijdse klik is, het vertrouwen dat de hulpvraag kan worden opgepakt en daaruit voortvloeiend een vervolgafspraak wordt gemaakt.

Zelfcetera heeft op dat moment naw gegevens, een geboortedatum, telefoonnummer en emailadres nodig.

Ook is het mogelijk dat er gegevens over jouw gezondheid worden gevraagd, dit zal op grond van de overeenkomst die je met Zelfcetera sluit, in samenhang met expliciete toestemming, gerechtvaardigd zijn. Ook kan uit een gesprek naar voren komt dat er sprake is van medicijngebruik. Enkel indien dit relevant is voor de behandeling zal dit, na expliciete toestemming worden geregistreerd.

Daarop aansluitend kan het ook zijn dat er middels een medische machtiging, contact wordt opgenomen met een (vorige) behandelaar/ begeleider om (medische) persoonsgegevens op te vragen. Dit doet Zelfcetera enkel op jouw verzoek. Met de (medische) machtiging wordt wederom expliciete toestemming gevraagd en zal onderdeel zijn van de uitvoering van de overeenkomst.

Persoonsgegevens, dus ook medische gegevens, zullen door Zelfcetera nooit zonder expliciete toestemming aan (vorige) behandelaars/begeleiders worden verstrekt.

Nota en Betaling
Op de zorgnota die je ontvangt staan de gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat jij deze nota kan declareren bij jouw zorgverzekeraar. De nota bevat de volgende persoonsgegevens:

• naam, adres en woonplaats
• geboortedatum
• verzekeringsnummer
• de datum van de behandeling
• een korte omschrijving van de behandeling, zoals bijvoorbeeld ‘behandeling natuurgeneeskunde’, of ‘psychosociaal consult’
• de kosten van het consult

Door een betaling aan Zelfcetera te doen verstrek jij als klant jouw bankgegevens, inclusief tenaamstelling aan de betreffende bank en aan daarmee dus ook aan ons.

In opdracht van een andere zorgverlener
Soms wordt Zelfcetera door een zorginstantie benaderd om werkzaamheden te verrichten. Als deze zorginstantie het hoe en waarom van de verwerking van persoonsgegevens bepaald dan zal deze zorginstantie worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Zij zal dan in plaats van Zelfcetera bijvoorbeeld bepalen waar persoonsgegevens voor mogen worden gebruikt, hoe de betrokkene zijn of haar rechten kan uitoefenen en wat de bewaartermijnen voor deze persoonsgegevens zijn. Zelfcetera is dan verwerker en heeft geen zeggenschap over de betreffende persoonsgegevens.

(Potentiële) dienstverleners
Zelfcetera heeft ook contact met andere dienstverleners. Zelfcetera heeft van deze dienstverleners de bedrijfsnaam, adresgegevens en naam, email en telefoonnummer van de betreffende contactpersoon. Deze persoonsgegevens zijn rechtmatig verkregen door toestemming die expliciet is gegeven of de uitvoering van de overeenkomst die met de betreffende dienstverlener is gesloten.

Om facturen te voldoen aan de dienstverlener verstrekt zij aan Zelfcetera een factuur met daarop de bedrijfsnaam, adresgegevens, kvk nummer, btw nummer en bankgegevens, dit op basis van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen die hiertoe bestaan.

Doeleinden verwerking
De persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

• om met je in contact te kunnen treden;
• het uitoefenen van de werkzaamheden die voortvloeien uit de gesloten overeenkomst, persoonlijke begeleiding en behandeling;
• het informeren van andere behandelaars/vorige behandelaars, dit geschiedt enkel met explicietere toestemming;
• het uitoefenen van de werkzaamheden die voortvloeien uit de gesloten overeenkomst, betreffende dienstverleners;
• om jou zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn;
• facturering en betaling;
• het verrichten van de administratie en boekhoudkundige verplichtingen;

• Het voldoen aan wettelijke verplichting, zoals persoonsgegevens die nodig zijn voor belastingverplichtingen, geheimhoudingsplicht e.d.;
• het beveiligen en verbeteren van de website en dienstverlening van Zelfcetera.

Het op een andere manier verwerken van jouw persoonsgegevens geschiedt alleen voor zover    daarvoor expliciet toestemming verleend. Zelfcetera zal jou daar vooraf over informeren.

Je dient er bewust van te zijn dat zonder contactgegevens wij niet met je in contact kunnen treden. Tevens kan Zelfcetera zonder persoonsgegevens die belangrijk zijn voor de begeleiding en behandeling, zoals hierboven beschreven, geen goede uitvoering geven aan de overeenkomst. Wij kunnen dan bijvoorbeeld geen goed beeld vormen, nader adviseren/ondersteunen of bepalen of en welke behandeling kan worden ingezet.

Rechten van betrokkenen
Je kunt te allen tijde aangeven dat gegevens uit ons systeem worden verwijderd door een email te sturen naar info@zelfcetera.nl Ditzelfde geldt voor inzage, correctie, het ontvangen van geregistreerde gegevens en het overdragen van gegevens aan een andere partij.

Mocht er een wettelijke verplichting bestaan tot het bewaren van gegevens dan is Zelfcetera hieraan gehouden.

Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Ook kun je vragen met betrekking tot het privacy beleid aan het voormelde emailadres zenden.

Zelfcetera zal binnen 4 weken reageren op een van de bovenstaande verzoeken.

Mocht je niet tevreden zijn over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Delen van persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens worden door meerdere partijen ontvangen.

Tussen Zelfcetera en deze partijen wordt een overeenkomst gesloten om afspraken te maken hoe om te gaan met jouw persoonsgegevens. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en er zal door Zelfcetera worden toegezien op de naleving daarvan. Wanneer wij jouw gegevens aan een derde verstrekken, zorgen wij er o.a. voor dat jouw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin overeen dat jouw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.

Zelfcetera werkt op dit moment met de volgende partijen samen:

C&ES van Noort
Zelfcetera werkt met C&ES  van Noort samen als het gaat om hosting van website en email, domeinregistratie, onderhoud van de website.

Wizzkit en Harmsen & Verholen
Vanwege onder andere onze verplichtingen vanuit wetgeving, maar ook het juist uitoefenen van de overeenkomst zullen er facturen worden verzonden en een administratie moeten worden bijgehouden en worden bewaard. Dit wordt gedaan middels het boekhoudprogramma Wizzkit en boekhouder Harmsen en Verholen.

Testweb
Testweb wordt gebruikt voor een observatielijst. Hierin bewaren wij naam, geboortedatum en afdeling van een cliënt in als Zelfcetera voor een dienstverlener werkzaam is.

Outlook
Wij gebruiken Outlook als programma om een email aan u te verzenden, zodat wij in contact met u kunnen komen.

Bewaren persoonsgegevens
Het uitgangspunt is dat Zelfcetera persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bewaart.

Mocht je contact met ons hebben opgenomen via het contactformulier of email dan zal, indien je geen klant bij ons bent of wordt, deze email of het ingevulde contactformulier met jouw vraag worden verwijderd als deze is beantwoord.

Het IP-adres ter beveiliging van de website, zal worden bewaard zolang dit nodig is voor deze beveiliging.

Ten aanzien van de dienstverlening is Zelfcetera vanuit wetgeving verplicht om bepaalde (persoons)gegevens langer te bewaren. Er bestaat een bewaartermijn voor persoonsgegevens die Zelfcetera zelf heeft gegenereerd en direct verband houden met jouw begeleiding en behandeling. Het gaat hier om gezondheidsgegevens die 15 jaar moeten worden bewaard, vanaf het moment dat de informatie is gegenereerd.

Op jouw verzoek is het echter mogelijk dat jouw gegevens binnen 3 maanden worden vernietigd. Zelfcetera kan jouw medisch dossier niet vernietigen als een voorschrift of wet bepaald dat gegevens bewaard moeten blijven of als jouw gegevens bewaard moeten blijven vanwege het belang van iemand anders.

Gegevens die je zelf aan Zelfcetera verstrekt zullen zoveel mogelijk worden geretourneerd aan het einde van de behandeling.

Gegevens van jou als klant die niet vanuit een wettelijke verplichting worden bewaard zullen worden verwijderd. Dit geldt ook voor de betreffende contactgegevens van een (vorig) behandelaar in jouw dossier waar contact mee is geweest.

Er bestaat een bewaartermijn van 7 jaar op basisgegevens van Zelfcetera zoals een grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, verkoopadministratie en emails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering. Hierbij moet je denken aan de naam en het emailadres waar een zorgnota naar toe wordt gezonden en de inhoud van de zorgnota.

Ook bij een betaling wordt een tenaamstelling en bankrekeningnummer genoemd. Deze overzichten zijn ook gekoppeld aan deze fiscale bewaarplicht.

Als het gaat om potentiële dienstverleners, dan zullen bedrijfsnaam, naam telefoonnummer en email van contactpersoon worden verwijderd als er geen overeenkomst wordt gesloten, tenzij zij toestemming verlenen om in het systeem te worden opgenomen. Deze toestemming wordt bijvoorbeeld verleend bij het verstrekken van een visitekaartje.

Als er een overeenkomst wordt gesloten worden deze gegevens en ook adres bewaard voor zo lang de overeenkomst standhoudt, rekening houdend met de fiscale bewaarplicht. Deze is ook van toepassing op gegevens die in de factuur vermeld staan zoals naam, adres, bankrekeningnummer, tenaamstelling, kvknummer en btwnummer.

Aansprakelijkheid
De website is eigendom van Zelfcetera en wordt beheerd door C &ES.

Deze disclaimer is van toepassing op de website, www.zelfcetera.nl en emailverkeer.

Hoewel aan de inhoud van de website grote zorg is besteed, aanvaardt Zelfcetera geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van onvolledigheid of onjuistheden daarvan. De op de website opgenomen informatie is alleen voor algemeen gebruik en kan niet worden aangemerkt als advies.

Zelfcetera is niet aansprakelijk voor virussen, ontstaan door het gebruik van de website.  Het is niet toegestaan om de inhoud van de website te kopiëren, verspreiden of al dan niet tegen een vergoeding beschikbaar te stellen.

De informatie opgenomen in e-mails is enkel bestemd voor de geadresseerde. Zelfcetera is niet aansprakelijk voor virussen, ontstaan door het gebruik van elektronische middelen van communicatie.

Cookies
Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door jouw browser (bijv. Chrome, Internet Explorer, Safari, Firefox, Opera) op jouw harde schrijf van jouw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Sessiecookies
Met behulp van een sessie cookies kunnen wij zien welke onderdelen van de website je met jouw bezoek hebt bekeken. Daardoor kan onze dienst zoveel mogelijk worden aangepast aan jouw eigen wensen. Hiervoor maken wij gebruik van cookies van derde partijen. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra je jouw webbrowser afsluit.

Functionele cookies
Met behulp van een functionele cookies kunnen wij jou herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op jouw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoef je niet steeds jouw voorkeuren te herhalen waardoor je prettiger gebruik maakt van onze website. Deze cookies kun je verwijderen via de instellingen van jouw browser. Functionele cookies worden nooit gedeeld met andere partijen en worden uitsluitend gebruikt voor de website www.zelfcetera.nl

Analytische cookies
Met analytische cookies verzamelen wij met behulp van derden statistieken over het gebruik van de website door de gebruikers.

Door websitegebruik te meten kunnen we onze website blijven verbeteren in het voordeel van onze gebruikers. Voor het plaatsen van deze gegevens is geen toestemming vereist. Mochten deze cookies worden ingezet om te koppelen aan bijvoorbeeld advertentiegegevens dan hebben wij wel toestemming van jou nodig. Er is dan sprake van tracking cookies. Hierdoor kunnen wij te weten komen dat je naast onze website ook op de betreffende andere website(s) bent geweest.

Social media cookies van derden
Social media cookies worden door de social media websites zelf geplaatst. Wanneer je een social media button aanklikt, wordt een social media cookie geplaatst. De social media partij kan jouw IP-adres herkennen op het moment dat je bijvoorbeeld een pagina van onze website deelt. Voor de cookies die de social media partijen plaatsen en de data die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen websites daarover geven.

Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 26-05-2018